Trzy narzędzia, jeden cel
Wróćmy do naszego biura rachunkowego. Pan Marek chce, żeby po każdym zapytaniu ze strony działy się trzy rzeczy: dane lądują w arkuszu, klient dostaje maila z potwierdzeniem, a pan Marek dostaje powiadomienie na telefon.
Każde z trzech narzędzi to zrobi. Wszystkie działają tak samo: coś się dzieje (nowe zapytanie), a narzędzie wykonuje po kolei ustalone kroki. Nie musisz umieć programować.
Różnią się trzema rzeczami: ceną, wygodą i tym, gdzie trzymają dane.
- Zapier (USA) jest najstarszy i najprostszy. Ma najwięcej gotowych połączeń z programami.
- Make (dawniej Integromat, Czechy) ma wygodny edytor, w którym widzisz cały proces jak mapę. Obsługuje też bardziej złożone scenariusze.
- n8n (Niemcy) to otwarte oprogramowanie. Możesz je zainstalować na własnym serwerze i mieć pełną kontrolę nad danymi.
Jak każde narzędzie liczy opłaty
Tu kryje się największa różnica w cenie. Każde narzędzie liczy pracę inaczej:
- Zapier liczy zadania. Każdy krok po wyzwalaczu to jedno zadanie. Samo „przyszło zapytanie” jest za darmo.
- Make liczy kredyty. Każdy moduł w scenariuszu, łącznie z pierwszym, zużywa kredyt.
- n8n liczy wykonania. Cały proces, niezależnie od liczby kroków, to jedno wykonanie.
Ceny w październiku 2026
Wszystkie ceny pochodzą z cenników producentów i są podane przy płatności miesięcznej, chyba że zaznaczono inaczej. Przy płatności rocznej wszystkie trzy dają rabat.
| Plan | Zapier | Make | n8n |
|---|---|---|---|
| Darmowy | 100 zadań, tylko automatyzacje 2-krokowe | 1 000 kredytów, 2 aktywne scenariusze | wersja Community na własnym serwerze |
| Pierwszy płatny | od 19,99 $ (750 zadań) | Core 12 $ (10 000 kredytów) | Starter w chmurze 20 € przy płatności rocznej (2 500 wykonań) |
| Kolejny | Team od 69 $ | Pro 21 $, Teams 38 $ | Pro w chmurze 50 € przy płatności rocznej (10 000 wykonań) |
Źródła: cennik Zapier, cennik Make, cennik n8n.
Ile zapłaci pan Marek?
Policzmy jego proces: zapytanie przychodzi, a potem są trzy kroki (arkusz, mail do klienta, powiadomienie).
Przy 100 zapytaniach miesięcznie:
- Zapier: ok. 300 zadań. Darmowy plan nie wystarczy (100 zadań i tylko 2 kroki), więc 19,99 $ miesięcznie.
- Make: ok. 400 kredytów. Mieści się w darmowym planie, czyli 0 zł.
- n8n: 100 wykonań. Chmura od 20 € miesięcznie albo własny serwer za kilkadziesiąt złotych.
Przy 2 000 zapytaniach miesięcznie:
- Zapier: ok. 6 000 zadań. Trzeba wejść w wyższy próg planu, więc rachunek wyraźnie rośnie.
- Make: ok. 8 000 kredytów. Nadal wystarczy Core za 12 $ miesięcznie.
- n8n: 2 000 wykonań. Nadal Starter albo własny serwer.
Które wybrać?
A co z AI?
W 2026 roku wiele automatyzacji ma w środku sztuczną inteligencję. Przykład: AI czyta maila od klienta, rozpoznaje, czy to zapytanie o wycenę, czy reklamacja, i szykuje szkic odpowiedzi do Twojej akceptacji.
Wszystkie trzy narzędzia łączą się z popularnymi modelami AI. Różnica jest taka sama jak wcześniej:
- w Make i n8n łatwiej zbudować dłuższy proces z AI, np. z kilkoma decyzjami po drodze,
- w Zapierze proste rzeczy zrobisz szybko, ale przy dłuższych procesach rachunek rośnie z każdym krokiem.
Pamiętaj, że za samo AI płacisz osobno, u dostawcy modelu. Przy małej firmie to zwykle od kilku do kilkudziesięciu złotych miesięcznie.
Czy połączą się z polskimi programami?
Najpopularniejsze narzędzia, takie jak Gmail, Outlook, Arkusze Google, kalendarz czy Stripe, obsługują wszystkie trzy. Z polskimi programami (programy do faktur, Allegro, systemy sklepowe) bywa różnie: czasem jest gotowe połączenie, czasem trzeba je zbudować przez tzw. webhook, czyli adres, pod który program sam wysyła dane.
Moja rada: zanim wybierzesz narzędzie, spisz programy, których używasz, i sprawdź w wyszukiwarce integracji każdego narzędzia, czy są na liście. Jeśli czegoś brakuje, n8n i Make zwykle poradzą sobie przez webhook albo bezpośrednie połączenie z programem.
Kiedy nie potrzebujesz żadnego z nich
Uczciwie: czasem wystarczy to, co już masz. Wiele programów do faktur, sklepów i systemów rezerwacji ma wbudowane automatyczne maile, przypomnienia i połączenia z księgowością. Zanim zapłacisz za dodatkowe narzędzie, sprawdź ustawienia swojego programu.
Druga sytuacja: masz jeden proces, który dzieje się raz w tygodniu. Wtedy automatyzacja może się zwracać latami. Zacznij od tego, co powtarza się codziennie.
Na co uważać przy wdrożeniu
- Powiadomienia o błędach. Każda automatyzacja kiedyś się zatnie, np. gdy wygaśnie hasło do poczty. Ustaw powiadomienie, żeby dowiedzieć się od razu, a nie po tygodniu.
- Kopia danych. Narzędzia nie trzymają historii długo. Ważne dane zapisuj w arkuszu albo w swoim systemie.
- Jedno narzędzie na firmę. Trzy różne narzędzia to trzy rachunki i trzy miejsca, w których coś może się zepsuć.
Jak skończyła się historia pana Marka
Pan Marek wybrał Make. Przy jego liczbie zapytań zmieścił się w darmowym planie. Każde zapytanie samo trafia do arkusza, klient w minutę dostaje potwierdzenie, a pan Marek widzi powiadomienie na telefonie. Przepisywanie zniknęło z jego wieczorów.
Więcej przykładów procesów, od których warto zacząć, znajdziesz w artykule Automatyzacja procesów w małej firmie — od czego zacząć?.
Powiązane: Automatyzacja procesów w firmie — oferta · Automatyczne wystawianie faktur i KSeF · Realizacja: Cargoo Import